Вопрос-ответ: обсуждаем факсимиле

28 января 2019 года

Вопрос:

Подскажите, пожалуйста, имеется ли какая-то нормативная база по использованию в госучреждении факсимиле. Конкретно интересует, на каких документах оно может использоваться и круг лиц, имеющих право пользоваться факсимиле.

Ответ:  

Статья: Как правильно применять факсимильную подпись (Коробейникова Т.) ("Практическая бухгалтерия", 2017, N 5; "Расчет", 2017, N 5) {КонсультантПлюс}

ч. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" устанавливает единственное основание для отказа в принятии к бухгалтерскому учету документов - когда ими оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Предотвратить споры с проверяющими вам поможет также приказ о порядке хранения и использования факсимиле. Как правило, подобные решения включают в стандарты экономического субъекта (ч. 11 ст. 21 Федерального закона "О бухгалтерском учете").

В то же время подпись руководителя на бухгалтерской отчетности должна быть собственноручной (ч. 8 ст. 13 Федерального закона "О бухгалтерском учете"). Ведь пользователями отчетности является неограниченный круг лиц. "Договориться" с ними о применении факсимильной подписи невозможно.

Готовое решение: Что такое факсимиле и когда его можно использовать (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Что такое факсимиле и когда его можно использовать

Факсимиле, или факсимильное воспроизведение подписи, - это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Часто выполняется путем проставления печати с такой подписью.

При совершении сделок факсимиле можно использовать, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Законов, которые допускают использование факсимиле вместо собственноручной подписи, крайне мало. Это, например, Закон о социальной защите инвалидов. Он устанавливает, в частности, что инвалиды по зрению могут использовать факсимиле при осуществлении операций с наличными в кредитной организации (ст. 14.1 указанного Закона).

В большинстве случаев, чтобы использовать факсимиле для оформления договоров и иных документов в рамках сотрудничества, стороны должны заключить соглашение.

Если вы хотите использовать факсимиле при взаимодействии с госорганами, рекомендуем изучить требования и разъяснения конкретного органа по данному вопросу. Например, Роспатент указывает, что заявление для государственной регистрации договора о распоряжении исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности должно быть подписано физлицом собственноручно. При этом он допускает использование факсимиле руководителя юрлица при определенных условиях (п. 2.2.8.8 Рекомендаций, утвержденных Приказом Роспатента от 29.12.2009 N 186).

Типовая ситуация: Можно ли подписать первичный документ факсимиле (Издательство "Главная книга", 2019) {КонсультантПлюс}

Можно ли подписать первичный документ факсимиле

Нет. Подписи на первичных документах, составленных на бумаге, должны быть выполнены от руки. Документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты (Письма Минфина от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 N 4134/11).

Если вы получили от контрагента первичный документ с факсимильной подписью, потребуйте заменить его на документ, подписанный собственноручно.

Статья: Факсимильная подпись (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Использование факсимильной подписи (факсимиле)

Закон допускает использование в сделках факсимильных подписей, но только в тех случаях, когда данная возможность и порядок прямо предусмотрены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Примером случая возможного использования факсимильной подписи, прямо предусмотренного в нормативных актах, может служить п. 3 ст. 75 АПК РФ: документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Есть и нормы, прямо запрещающие использование факсимиле. Например, письмом Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808 установлен прямой запрет на подписание первичных документов, устанавливающих вычеты и расходы, факсимиле.

В письме МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ "Об использовании факсимиле подписи" указано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Этим же документом запрещено использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности. Не допускает НК РФ использования факсимиле и при обжаловании актов налоговых органов ненормативного характера, действий или бездействия их должностных лиц (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 N Ф06-13814/2016 по делу N А55-30317/2015).

Стороны вправе договориться о том, что в их правоотношениях будет применяться факсимильная подпись определенного вида. Так, в договоре может содержаться условие о том, что письменная форма будет соблюдена с момента обмена сторонами факсимильными копиями договора, где подписи, как и текст, будут отражены с помощью аппарата. В договор может быть включено условие о возможности подписания договора с помощью факсимиле.

Министерством экономического развития РФ в письме от 02.09.2016 N Д28и-2252 разъяснено, что факсимильное воспроизведение подписи можно использовать в сфере контрактных отношений в соответствии с Федеральными законами от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" и от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке, приняты заказчиком.

Таким образом, однозначно выраженные и закрепленные договоренности сторон о возможности подписания документов с помощью факсимильной подписи делают ее использование легальным. Документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Основным моментом при решении вопроса о возможности подписания того или иного документа факсимильной подписью или о действительности подписанного такой подписью документа будет установление такой возможности специальными нормами законодательства или договоренность об этом сторон сделки.

Используя такой подход, можно прийти к выводу, что, например, доверенность от юридического лица, подписанная с помощью факсимиле подписи руководителя, не будет являться действительной. Законодательством прямо не установлена возможность использования факсимиле при выдаче доверенности, а соглашением сторон использование факсимиле в данном случае не может быть предусмотрено, т.к. выдача доверенности является односторонней сделкой (Апелляционное определение Томского областного суда от 22.11.2016 по делу N 33-4823/2016, Определение Ивановского областного суда от 26.12.2016 по делу N 33-3556/2016).

Однако в судебной практике существует и противоположный подход, согласно которому допускается такое заверение, в том числе в силу сложившейся практики в правоотношениях с контрагентами (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 30.11.2016 N Ф06-15581/2016 по делу N А65-28215/2015; Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2017 N 05АП-2191/2017, 05АП-2193/2017, 05АП-2194/2017, 05АП-2195/2017, 05АП-2196/2017 по делу N А51-12878/2016). Не будет действительным вексель, на котором подпись векселедателя выполнена факсимильными методами, поскольку вексельные отношения регулируются специальным законодательством, где предусмотрено, что обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. Поскольку специальным законодательством о векселях иной, кроме собственноручной, подписи не предусмотрено, вексель без обязательного реквизита в виде собственноручной подписи не имеет юридической силы (п. 7 ст. 75 Положения о переводном и простом векселе, утв. Постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341). В абз. 2 п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 33, Пленума ВАС РФ N 14 от 04.12.2000 "О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с обращением векселей" акцентировано внимание на собственноручную подпись векселедателя как условие подлинности векселя.

Следует также помнить, что при использовании в практике штампа факсимиле имеется риск, что он попадет третьим лицам, что, в свою очередь, может повлечь неблагоприятные последствия финансового характера (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.09.2016 N Ф05-6617/2014 по делу N А40-22605/13-142-220).

Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК "Земля-СЕРВИС"

Подборка новостей

Вопрос-ответ: легитимность аудиозаписи Вопрос-ответ: легитимность аудиозаписи

Легитимность аудиозаписи разговора в случае, если собеседник не знал о её осуществлении. Так же признание допустимым доказательством аудиозаписи переговоров в случае, если не предупредили о её осуществлении.

Должникам не утаить деньги от взыскателей Должникам не утаить деньги от взыскателей

С июня 2020 года взыскатели смогут получить от налоговых органов сведения о любых видах банковских счетов должников.

Вопрос-ответ: возмещение ущерба работником Вопрос-ответ: возмещение ущерба работником

Работник испортил имущество компании. Ущерб составил сумму превышающую его среднюю зарплату. Может ли компания удержать с работника всю сумму ущерба?

Банкротство граждан и судебная практика Банкротство граждан и судебная практика

При оспаривании сделок при банкротстве граждан суды должны учитывать необходимость обеспечения справедливого баланса между имущественными интересами кредиторов и личными правами должника.

Яндекс.Метрика