Электронный документооборот в организациях бюджетной сферы и централизованной бухгалтерии в 2024 году

В 2024 году Минфин продолжает вводить в действие новые электронные документы, обязательные для применения всеми учреждениями госсектора – в Приказ N 61н вводятся новых документов и 4 новых регистра.

Кроме этого, вводятся новые обязательные требования к Графику документооборота (изменения в СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Эти новации, а также обзор основных нарушений и сложных вопросов применения ЭДО в 2024 году будут рассмотрены в рамках данного семинара. Материал будет актуален для учреждений всех типов (бюджетных, автономных, органов власти и управления, а также централизованных бухгалтерий.

1. Общие требования к формированию системы внутреннего бухгалтерского электронного документооборота в учреждениях, в том числе при обслуживании в централизованных бухгалтериях.

• Обзор положений Приказа Минфина России от 15.04.2021 N 61н с учетом изменений на 2024 год (в редакции Приказов от 28.06.2022 N 100н, от 07.11.2022 N 157н)
• Порядок разграничения ответственности между должностными лицами учреждения и работниками бухгалтерских служб (в том числе при централизации учета) – в рамках СГС «Концептуальные основы»
• Порядок применения электронных подписей – простой и квалифицированной; расширение применения квалифицированных подписей в 2024 году
• Обязательность ЭДО в 2024 году и допустимые случаи сохранения системы бумажного документооборота и обязательность; возможность применения скан-копий первичных документов.

2. Новые требования к Графику документооборота в 2024 году.

• Обзор изменений в СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (Приказ Минфина России от 13.09.2023 N 144н)
• Определение и утверждение лиц ответственных за предзаполнение, оформление и отражение в учете первичных документов в соответствии с новыми требованиями
• Особенности оформления Графика документооборота при централизации учета и разграничение ответственности между работниками учреждения и ЦРБ
• Возможности включения в График документооборота дополнительных элементов.

3. Обзор типичных ошибок при применении электронных документов 2023 года.

• Особенности применения Извещения о начислении доходов (ф. 0510432) при начислении любых доходов, в том числе, бюджетными и автономными учреждениями
• Ошибки при применении простой или квалифицированной электронных подписей и их последствия
• Разные требования к документальному оформлению выбытия имущества – при инвентаризации и вне инвентаризации
• Особенности комиссионного принятия решений – кворум присутствия и кворум принятия решения; оформление Листа голосования
• Правила применения скан-копий при составлении электронных документов или при оформлении приложений к электронным документам
• Перспективы оспаривания нарушений, выявляемых контролирующими органами в связи с неправильным применением или неприменением электронных документов в 2023 году

4. Порядок оформления электронных документов и регистров 2024 года

• Документальное оформление списания имущества в 2024 году – применение документов (актов) о списании (ф.ф. 0510454, 0510456, 0510458, 0510460, 0510461) и сравнение с действовавшими в 2023 году Актами Приказа N 52н
• Новые документы для принятия к учету имущества – особенности применения Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452); отличия при применении Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448) и Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)
• Документы для внутреннего перемещения материальных ценностей (ф. 0510450 и ф.0510451) и обязательность применения квалифицированной электронной подписи для них
• Заявка-обоснование закупки малого объема (ф. 0510521) и ее сравнение с действовавшей ранее Заявкой (ф. 0504518)
• Применение Извещения о трансферте, передаваемом с условием (ф. 0510453) для двухстороннего отражения операций по МБТ и субсидиям бюджетных и автономных учреждений
• Документальное оформление инвентаризации в 2024 году – Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)
• Применение электронных инвентарных карточек и карточек капитальных вложений и особенности переноса данных в них при переходе с 01.01.2024 года

5. Перспективы дальнейшего развития ЭДО

• Расширение перечня электронных документов в 2025 году и дальнейшее вытеснении «бумажных» документов Приказа N 52н их электронными аналогами
• Обновление инвентаризационных описей в 2025 году и переход на их электронное оформление