Как заверить копию трудовой по новым правилам?

1 июля 2018 года вступят в силу правила, по которым организации – работодатели должны будут заверять копии документов. О новых требованиях к заверению копий трудовых и других кадровых первичных документов – в нашем обзоре.

Какие изменения произошли?

Год назад Росстандарт утвердил новый ГОСТ по делопроизводству, который затрагивает порядок снятия копий с трудовых книжек и другой первички. Тем, кто еще не начал применять новые требования в работе, нужно сделать это в ближайшие сроки, ведь уже меньше, чем через месяц оформление по старым стандартам будет считаться нарушением.

Если говорить языком законов, 1 июля начинает действовать приказ Росстандарт от 25 мая 2017 г. № 435-ст. Данным документом вводятся в работу кадровиков новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Требования к делопроизводству по новому ГОСТу.

По новым правилам, работник, которому нужна копия документа, должен заверить ее не просто словом «верно», а еще указать в записи: должность, расшифровку подписи и дату заверения. Но такое заверение будет действительно только для внутренних копий документов. Если копию нужно направить в другую организацию, также необходимо указать, где хранится оригинал документа. При этом в записи должно быть указано не только имя организации, но и фактический адрес. Приведем пример такой записи:

Верно. Подлинник хранится в ООО «Сирень» по адресу: город Калуга, улица Иванова, д. 20, оф. 6 в деле № 60 за 2016 год. Инспектор по кадрам подпись Иванова/Иванова В.В./07.07.2018

Такая запись должна быть заверена подписью уполномоченного сотрудника, подпись должна быть расшифрована. Если в организации используют круглую печать, на записи необходим ее оттиск.

Ответственность за нарушения правил.

Нужно отметить, что за нарушение организации делопроизводства личную ответственность несет руководитель организации. Именно ему грозит штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Размер штрафа составит от 300 до 500 рублей.

Документ: Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации" {КонсультантПлюс}

"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) {КонсультантПлюс}

Материал подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс»