8 800 550-37-37
Центр оперативной поддержки
Как к нам добраться?
  • О компании
    • ГК "Земля-СЕРВИС"
    • Партнеры
    • Некоммерческие проекты
    • Положение об обработке персональных данных
  • Новости
  • Сервисы
    • Центр профразвития
    • Линия консультирования
    • Центр оперативной поддержки
    • Главная книга
    • Антивирусная поддержка
    • Право на успех
  • Деловая афиша
  • Дистанционные курсы
  • Конкурсы
  • Работа
    • Корпоративная жизнь
    • Вакансии
    • Отправить резюме
  • Контакты

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

Тема: Вопросы-ответы
21 мая 2019 года

Вопрос:

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету? Нужно ли прилагать приказ на командировку и заявление на выдачу денег? Какие документы подтверждают расходование суточных?

Ответ:

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, в том числе по командировке, законодательством не установлен.

К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой

(Источник - Готовое решение: Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}).

Например, подтверждать расходы могут следующие документы.

Расходы на проезд:

  • поездом - распечатка электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
  • самолетом - посадочный талон и распечатка электронного билета (Письмо Минфина от 28.02.2019 N 03-03-05/12957);
  • городским общественным транспортом - билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ (Письмо ФНС от 24.01.2014 N ЕД-4-2/1120@);
  • такси - чек ККТ или квитанция (Письмо Минфина от 02.03.2017 N 03-03-07/11901);
  • арендованным автомобилем - договор аренды автомобиля и платежный документ (Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
  • личным автомобилем - путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка (Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

Расходы на проживание:

  • в гостинице - чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
  • в арендованной квартире - договор аренды и платежный документ (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803)

(Источник - Типовая ситуация: Какие документы подтверждают командировочные расходы (Издательство "Главная книга", 2019) {КонсультантПлюс}).

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов - суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник - "Расходы в бухгалтерском и налоговом учете" (Крутякова Т.Л.) ("АйСи Групп", 2017) {КонсультантПлюс}).

Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2019)

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

  • чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
  • БСО или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец (подрядчик, исполнитель) может работать без кассового аппарата.

Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

  • чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
  • документ строгой отчетности, в том числе электронный билет (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214);
  • слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);
  • выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.

Если исполнитель применяет кассовый аппарат, то к авансовому отчету нужно приложить чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг).

Если исполнитель имеет право работать без кассового аппарата, то нужно приложить:

  • либо БСО (квитанцию, билет, проездной документ, талон, путевку, абонемент и т.п.), которые могут использоваться в расчетах при оказании услуг населению;
  • либо другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, содержащие все необходимые реквизиты.

Также рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:

Готовое решение: Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как оформить и представить авансовый отчет по командировке (КонсультантПлюс, 2019)

Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК "Земля-СЕРВИС"

Подборка новостей

Можно ли отозвать из отпуска сотрудника после 14 дней на работу с его согласия (сотрудник работает на вредных условиях труда)? Можно ли отозвать из отпуска сотрудника после 14 дней на работу с его согласия (сотрудник работает на вредных условиях труда)?

Линия консультирования дает ответ

Может ли быть представителем от юридического лица работник, не имеющий юридического образования? Может ли быть представителем от юридического лица работник, не имеющий юридического образования?

Линия консультирования дает ответ

У сотрудника нашего центра есть дочка (инвалид, возраст 21 год), в каких случаях возможен вариант выхода на пенсию одного из родителей, воспитывающих ребенка инвалида? У сотрудника нашего центра есть дочка (инвалид, возраст 21 год), в каких случаях возможен вариант выхода на пенсию одного из родителей, воспитывающих ребенка инвалида?

Линия консультирования дает ответ

Обязано ли Учреждение применять КТРУ при малых закупках? Обязано ли Учреждение применять КТРУ при малых закупках?

Линия консультирования дает ответ

Бесплатный доступ на 2 дня Линия консультирования
8 800 550-37-37
248001, Россия, г. Калуга, ул.Кирова, д. 21А, оф. 51
Контактная информация
Сделано в Студии Pacmans Информация о сайте
Яндекс.Метрика