Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?
Вопрос:
Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету? Нужно ли прилагать приказ на командировку и заявление на выдачу денег? Какие документы подтверждают расходование суточных?
Ответ:
Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, в том числе по командировке, законодательством не установлен.
К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой
(Источник - Готовое решение: Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}).
Например, подтверждать расходы могут следующие документы.
Расходы на проезд:
- поездом - распечатка электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
- самолетом - посадочный талон и распечатка электронного билета (Письмо Минфина от 28.02.2019 N 03-03-05/12957);
- городским общественным транспортом - билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ (Письмо ФНС от 24.01.2014 N ЕД-4-2/1120@);
- такси - чек ККТ или квитанция (Письмо Минфина от 02.03.2017 N 03-03-07/11901);
- арендованным автомобилем - договор аренды автомобиля и платежный документ (Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);
- личным автомобилем - путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебная записка (Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).
Расходы на проживание:
- в гостинице - чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
- в арендованной квартире - договор аренды и платежный документ (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803)
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов - суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник - "Расходы в бухгалтерском и налоговом учете" (Крутякова Т.Л.) ("АйСи Групп", 2017) {КонсультантПлюс}).
Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2019)
К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:
- чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
- БСО или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец (подрядчик, исполнитель) может работать без кассового аппарата.
Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.
К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).
Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:
- чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
- документ строгой отчетности, в том числе электронный билет (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214);
- слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);
- выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.
Если исполнитель применяет кассовый аппарат, то к авансовому отчету нужно приложить чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг).
Если исполнитель имеет право работать без кассового аппарата, то нужно приложить:
- либо БСО (квитанцию, билет, проездной документ, талон, путевку, абонемент и т.п.), которые могут использоваться в расчетах при оказании услуг населению;
- либо другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, содержащие все необходимые реквизиты.
Также рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:
Готовое решение: Как оформить и представить авансовый отчет по командировке (КонсультантПлюс, 2019)
Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК "Земля-СЕРВИС"
Подборка новостей

Линия консультирования дает ответ

Линия консультирования дает ответ