«Результативный проект – это не труд в режиме подвига, а итог системной работы»

О том, как в условиях высокой неопределенности повысить шансы проекта на успех, почему избыток  знаний – это вредно, а также о том, как удалось автоматизировать  call-центр Государственной жилищной инспекции – новый выпуск «Право на успех» с Юлией Полищук – заместитель Генерального директора по проектному управлению ГАУ КО «Агентство регионального развития Калужской области», руководитель Проектного офиса Калужской области. 

"Крупный бизнес уже давно системно управляет проектами. Современное государственное управление также стремится быть эффективным. Управление проектами - прерогатива не только мастодонтов бизнеса"

На уровне органов государственной власти потребность в организации работы над проектами возникла в тот момент, когда, с одной стороны, произошла оптимизация в сторону сокращения человеческих и финансовых ресурсов, а, с другой стороны,  возросло количество и изменилось качество задач Как следствие, появился запрос на новые управленческие механизмы.

Зрелый бизнес проектным управлением занимается достаточно давно. В нашей стране в числе лидеров проектного управления – Сбербанк, Росатом. Они занимают высокие позиции в мировых рейтингах. Например, у Сбербанка уже несколько побед в конкурсе Международной ассоциации управления проектами — IPMA.  Их уровень зрелости - осознанное проектное управление.  Уже достаточно давно они включили в рабочие процессы  не только управление проектами, но и управление программами и портфелями.

"Проектный менеджмент востребован даже в компании из 5 человек"

Правила игры для малого и среднего бизнеса постоянно усложняются. В этих условиях МСП остро нуждается в инструментах достижения результатов с минимальными вложениями и затратами, при этом не теряя в качестве своего сервиса. Управление проектами хорошо ложится на решение задач в ограниченные сроки, с ограниченными ресурсами, где есть большая вероятность, того что что-то может пойти не так.

Если говорить о ценности проектного управления как методологии, т.е. набора правил и инструментов, то это возможность более системно подойти к работе, имеющей высокую степень неопределенности: учесть различные интересы заинтересованных сторон проекта, выделить риски и потенциальные проблемы, , выявить ограничения и зависимости для того, чтобы повысить шансы проекта на успех.

"Можно ли работать без этой методологии? Естественно, можно. Но выживаемость проектов ниже"

Управленческая интуиция – это хорошее владение основными управленческими инструментами.  Человек может управлять проектом по наитию: подбор команды, планирование, выравнивание целей и задач, ожиданий, работа с рисками, переговоры, закупки,  в дальнейшем – организация работы, контроль исполнения, красивое завершение проекта. Это те управленческие действия, которые есть и в процессной деятельности. Реализация проекта при этом требует концентрированного применения этих инструментов.

"Проектный менеджмент тесно связан с репутационным"

Если компания участвует в крупных контрактах, поставках, то системное применение механизмов управления проектами помогает более эффективно построить работу с заказчиком: подрядчик, способный не просто выполнить условия контракта, а сделать результат - более ценный игрок на рынке, чем простой поставщик это более высокий уровень зрелости, более ценно для обоих участников сделки.

"ГОСТ – одна из отправных точек, когда в организации принято пользоваться регламентами"

Существует ряд нормативных документов, стандартов по проектному управлению. В частности, есть нормативка российская: ГОСТы по управлению проектной деятельностью, а есть, например, ИСО 9000 – система менеджмента качества, в которой прописаны в том числе и процессы управления проектами в организации. Те организации, в которых, так или иначе, внедрена система менеджмента качества, в том числе и проектами, умеют управлять очень неплохо.

Если человек только начинает заниматься проектным управлением, то лучше всего хотя бы 2-3 проекта сделать жестко по мануалу. Эта та рамка, которая позволяет «настроить» фокус руководителя проекта,  не забыть ключевые вещи. Когда появляется определенный навык, то какие-то действия уже делаются на автомате, без бумаги. Но формы проектных документов - это хороший инструмент для того, чтобы структурировать свою работу, в том числе с заказчиком и с командой, чтобы не упустить важные управленческие аспекты. Это не бумага ради бумаги, не бюрократия. Задокументированные вещи позволяют выровнять правильно договоренности с другими участниками, снизить тем самым вероятность конфликтов при реализации.

"Достижение результата – это не труд в режиме подвига, а системная, планомерная работа"

Один из наших проектов был отмечен дипломом на всероссийском конкурсе Ассоциации управления проектами "СОВНЕТ" в 2016 году. В 2017 году - конкурс «Проф-IT». Проект, связанный с автоматизацией call-центра Государственной жилищной инспекции. Он запускался по инициативе Губернатора региона по той причине, что в нашей стране больше половины обращений граждан, поступающих в органы власти, связаны с низким качеством услуг в сфере ЖКХ. Нужно было придумать такой механизм, который позволил бы действительно отработать проблему, а не только в регламентные сроки провести проверку и написать ответ на обращение Наша задача была обеспечить колл-центр ГЖИ таким инструментом, который позволил бы структурировать эту работу и следить за сроками не вручную. Если раньше ответ на обращение человека в соответствии с законом давался в 30-дневный срок, то сейчас больше половины проблем, которые поступают со звонками в ГЖИ, снимаются в ближайшие 3-5 дней. До 80% - в течение первого месяца. Это механизм ускоренного решения.

При реализации данного проекта много пришлось работать с различными заинтересованными сторонами: мы общались не только со специалистами колл-центра, но и с представителями управляющих компаний, социальным проектом «Наш дом 40», специалистами других ведомств.

Информационная система, позволила не в ручном режиме, а автоматизировано отслеживать контрольные сроки, пересылать обращения граждан на управляющие организации как заявки непосредственно в управляющую компанию, отслеживать исполнение, сроки, получать обратную связь о фактическом исполнении заявок. В бизнесе это CRM-система, только тут клиенты – граждане. Система оправдала свое существование. Количество письменных обращений снижается, количество звонко в ГЖИ растет, потому что люди знают, что вопрос будет на контроле.  Понятно, что структура не идеальна, надо налаживать работу не только с управляющими организациями, но и с другими предприятиями сферы ЖКХ. Это уже следующий проект по развитию. Многие регионы делают «жалобные порталы», мобильные приложения, и мы такую возможность предусмотрели. Но как показывает практика, пока что колл-центр пользуется большей популярностью, чем портал или приложение.

12 сентября в Калуге состоится семинар Юлии Полищук «Практика управления проектами: вовремя и в рамках бюджета»

Участие в семинаре -  хорошая возможность проработать совместно с тренером и командой участников свой проект. Посмотреть на него с разных сторон, получить обратную связь, выявить определенные точки,  где могут возникнуть риски, кого необходимо включать в команду проекта, вопросы реализации проекта, как, не обладая специальными знаниями,  адекватно подойти к вопросу планирования и управления рисками – на выходе в конце дня из наброска получится глубоко проработанный проект.

После семинара у участника останется рабочая тетрадь. С этими материалами  можно будет и в дальнейшем прорабатывать следующие идеи.

Моя задача на семинаре – не дать обширную информацию, а дать системное понимание основ и базовые инструменты. Можно конечно целый день рассказывать умные слова про проекты, тем более, что тема эта и правда затягивает. Но я считаю более нужным создать на семинаре среду для активной проработки своего личного проекта. 

Любое образование полезно, когда оно практически направлено. Не знания ради знаний, а ради того, чтобы что-то начать делать по-другому.

"Не затевать проект – это тоже решение"

Методика, которую я применяю на своих семинарах, позволяет мягко войти в проект. Пошагово. Делай, раз, делай, два, половина плана проекта готова, тут необходимо принять решение, заниматься ли им или наоборот не запускать не тот проект. Это очень важно. Нужно экономить ресурсы: собственное время, деньги организации и т.д.

Пожалуй, первый шаг для тех, кто обдумывает свой проект либо достиг определенной точки и не знает, куда двигаться дальше – это «шаг» на сайт, где открыта регистрация на семинар Юлии Полищук. С каждым часом шансы на успех вашего проекта уменьшаются пропорционально количеству свободных мест.

До встречи на семинаре!